4 spelregels voor een opgeruimd B2B CRM

Een schoon CRM is onmisbaar voor iedere B2B organisatie. De complexe dynamiek van “zaken doen met bedrijven, maar deals sluiten met mensen” is namelijk al verwarrend genoeg. Als de relatie tussen een contact en een bedrijf dan ook nog eens ontbreekt, of eenzelfde bedrijf meermaals voorkomt in ’t CRM, investeer je jouw waardevolle sales-tijd al snel aan de verkeerde lead. En geeft de managementrapportage per definitie een vertekend beeld.

Daarom leggen we je in dit artikel uit wat je als ondernemer moet doen om jouw CRM up-to-date te houden. Of beter gezegd; hoe je ervoor zorgt dat jouw team weet wat haar te doen staat!

1. Ownership is een serieuze zaak

Een doorsnee B2B bedrijf heeft al snel enkele duizenden bedrijven, contactpersonen en deals/verkoopkansen in zijn CRM staan. En bedrijven die data-gedreven werken vaak nog veel meer. Daar kan geen CRM-beheerder tegenop. Daarom is het van belang dat iedereen in de organisatie bijdraagt aan de accuratesse van het systeem. 

In praktische zin, is dit eenvoudig te organiseren door bedrijven, contacten en deals toe te wijzen aan de verantwoordelijke medewerkers in jouw organisatie. Maar daarmee ben je er niet. Zorg er dus voor dat jouw team zich bewust is van deze verantwoordelijkheid en leg uit waarom dit zo belangrijk is. Pas als jouw team het strategisch-, commercieel- en juridisch belang van een opgeruimd CRM begrijpt, is jouw werk gedaan.

2. Zorg voor duidelijke definities

De wijze waarop bedrijfsinformatie, contactgegevens, gespreksverslagen en sales-voortgang worden geadministreerd, is in iedere organisatie anders. En zonder duidelijke spelregels, volgt iedereen al snel zijn eigen proces. Zo weet je nooit wat je aantreft als je een bedrijf of contact aanklikt in jouw CRM.

Dit staat gedegen analyse, of automatisering van sales- & marketingactiviteiten, in de weg. Definieer daarom welke informatie altijd moet worden vermeldt en dwing dit zo mogelijk af in de instellingen van jouw CRM. Vergeet hierbij de relaties tussen verschillende “entiteiten” (bijv. contacten/bedrijven/deals) niet; deze moeten zoveel mogelijk aan elkaar “verbonden” zijn. Geef jouw team vervolgens ruim de tijd om de gegevens die nu verkeerd staan recht te trekken.

Pro tip: maak een dashboard of weergave van de contacten, bedrijven en deals die incompleet of onjuist zijn geadministreerd. Vermeld hierin ook de “owner” (of: verantwoordelijke), zodat iedereen in de organisatie de voortgang van dit project kan bijhouden.

3. Signaleer fouten

Moderne CRMs zijn in staat onvolledige informatie te detecteren en de verantwoordelijke gebruiker op de fout te wijzen. Maar ook als jouw CRM deze functionaliteit niét aanbiedt, is het belangrijk goed in de gaten te houden of al jouw collega’s het systeem gebruiken zoals het bedoeld is. Zodra ongewenst gedrag niet wordt gesignaleerd, wordt goed gedrag immers niet beloond.

Blader daarom regelmatig door de meest recente contacten, bedrijven en deals in jouw CRM en spreek de verantwoordelijke aan als hij zijn administratie niet op orde heeft.

4. Verwerk duplicaten (direct)

Dubbele contacten of bedrijven in een CRM zijn een terugkerend probleem voor ieder B2B bedrijf. Ook mét een gedisciplineerd proces converteert er namelijk wel eens een lead met zijn privégegevens. De meeste CRMs pikken dit relatief snel op en geven je de mogelijkheid duplicaten te ontdubbelen. Desondanks is het belangrijk zelf ook vinger aan de pols te houden en hier duidelijke werkafspraken over te maken.

Duplicaten zijn in de praktijk namelijk erg kostbaar. Zo komt het bijvoorbeeld regelmatig voor dat verschillende sales-medewerkers tegelijkertijd in gesprek zijn met dezelfde persoon. Zorg er daarom voor dat nieuwe leads altijd handmatig worden gecontroleerd en ontdubbeld.

Pro tip: stel jouw CRM zo in dat e-mailadressen, 06-nummers, KvK-nummers én domeinnamen nooit meer dan één keer voor kunnen komen. Zo verklein je direct de kans op duplicaten.

Is de data in jouw CRM zó sterk vervuild dat je beter opnieuw kan beginnen? Neem dan contact op met onze klantenservice voor een oplossing op maat. Wij helpen je graag door deze zure appel heen te bijten!